ثبت سفارش کالا از مراحل واردات کالا است. واردات کالا به کشور از قوانین خاصی برخوردار است که تمامی بازرگانان باید از آن پیروی کنند. اشخاص حقیقی و حقوقی به جهت واردات کالاها و مواد اولیه از سایر کشورها، باید ابتدا ثبت سفارش کالا یا همان مجوز ورود کالا را داشته باشند. مجوز ثبت سفارش با یک کد 8 رقمی یکتا دریافت می‌گردد که بنا به نوع کالا و تعرفه مربوط به آن از سوی سازمان‌های مجوز دهنده (از جمله سازمان صنعت – معدن و تجارت، سازمان غذا و دارو، سازمان انرژی اتمی، سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیوئی، وزارت جهاد کشاورزی، وزارت دفاع و تجهیزات پزشکی و برخی دیگر سازمان‌های مربوطه) بررسی، تایید و در نهایت اخذ می‌گردد. در این مقاله به آموزش اخذ ثبت سفارش و مراحل مختلف ثبت سفارش کالا می‌پردازیم. جهت یادگیری ثبت سفارش با ما همراه باشید.
مراحل ثبت سفارش
اخذ ثبت سفارش شامل چند مرحله اساسی و مهم است که در ادامه مقاله هر کدام از این موارد را بررسی می‌کنیم.
مراحل پیش نیاز ثبت سفارش
در ثبت سفارش پیش نیازهایی وجود دارد که بررسی و انجام آن‌ها اولویت بالایی دارند. پیش نیازهای ثبت سفارش عبارت هستند از:
اخذ پروفرما از فروشنده خارجی
پروفرما حاوی اطلاعات کامل فروشنده (نام، شماره تماس، آدرس، شماره حساب بانکی و…)، اطلاعات کامل در زمینه محل بارگیری کالا، محل تحویل، ترم حمل، اطلاعات کالا (شرح کالا، کد تعرفه، ارزش، وزن خالص، وزن ناخالص، کرایه حمل و…) و همچنین اطلاعات مربوط به نحوه پرداخت هزینه به فروشنده است که باید از لحاظ تعیین تعرفه دقیق، مناسب بودن ارزش کالا و بسیاری موارد دیگر مورد ارزیابی قرار گیرد.
کارشناسان شرکت بازرگانی GTG علاوه بر بررسی کلیه موارد، پروفرمای مورد نیاز را با جستجو و مذاکره با فروشنگان خارجی، برای شما اخذ خواهند کرد.
ثبت نام در سامانه جامع تجارت
کلیه بازرگانان با داشتن کارت بازرگانی معتبر و یا افراد با شرایط خاص و با اخذ مجوز موردی از سوی وزارت صمت، باید در سامانه جامع تجارت ثبت نام و نام کاربری و رمز عبور سامانه را دریافت کنند.
پس از ورود به سامانه از منوی بارگذاری صلاحیت‌ها و در تب (Tab) کارت بازرگانی، با کلیک بر روی استعلام اطلاعات، نقش بازرگان به لیست نقش‌ها اضافه شده و سامانه برای انجام ثبت سفارشات آماده می‌گردد.
اخذ توکن (گواهی امضا الکترونیکی)
به منظور ایجاد پرونده جدید در سامانه جامع تجارت نیاز به متصل بودن توکن (گواهی امضا الکترونیکی) اخذ شده به سیستم است. اخذ توکن شامل 4 گام است که مراحل آن به شرح زیر است:
گام اول
ابتدا باید در سایت www.gica.ir و در قسمت پیوندهاي مرتبط، وارد پورتال صدور گواهی مرکز میانی عام شده و بر روي ثبت نام متقاضیان گواهی الکترونیکی کلیک کرده و با مشخصات حساب کاربري ثبت شده در سامانه جامع تجارت که معمولا «شخص مدیر عامل» و یا نماینده وي است، اقدام به ثبت نام نمایید.
گام دوم
پس از ورود به سامانه گزینه ثبت درخواست گواهی الکترونیکی را انتخاب کنید. نوع گواهی متقاضی مستقل با اعتبار دو ساله است. در صورتی که براي اخذ توکن، وکیل شما به دفتر ثبت نام مراجعه می‌‌نماید، باید بخش اطلاعات نماینده را نیز تکمیل نمایید، در غیر این صورت نیازي به تکمیل این بخش نیست.
گام سوم
با انتخاب گزینه پرداخت وارد صفحه بانکی شده و پرداخت خود را انجام دهید.
گام چهارم
پس از پرداخت با همراه داشتن کد رهگیری، با کلیه اسناد شرکتی، مدارک هویتی و کارت بازرگانی به نزدیک‌ترین دفتر ثبت نام مراجعه کرده و اقدام به دریافت توکن خود نمایید.
ثبت فروشنده خارجی
با ورود به سامانه جامع تجارت از بخش مدیریت فروشندگان خارجی و ثبت اطلاعاتی نظیر نام کامل فروشنده خارجی، آدرس، شماره ثبت شرکت و… را تکمیل کنید. پس از حدودا 24-48 ساعت از سامانه فیدا (مرکز صدور شناسه فروشندگان خارجی) موفق به اخذ شناسه فروشنده خارجی می‌شوید.
توجه داشته باشید که این سامانه کلیه فروشندگان خارجی که توسط شما یا سایر افراد و شرکت‌ها ثبت شده باشند، مورد جست‌وجو قرار می‌دهد.
اخذ شناسه کالا
برخی از کالاها مثل کالاهای بهداشتی، دامی، دخانیات، پوشاک، قطعات صنعتی و… برای واردات حتما باید شناسه کالا داشته باشند. اگر شناسه کالا با مشخصات دقیق کالای شما در لیست نمایش داده شده قابل مشاهده باشد، می‌توانید از آیتم‌های نمایش داده شده انتخاب کنید. در غیر این صورت ملزم به ثبت شناسه کالا در سامانه هستید که از قسمت عملیات شناسه کالا و ثبت کالای جدید مقدور به انجام این فعالیت هستید.
توجه داشته باشید که به شناسه کالاهای بهداشتی IRC و به شناسه داروهای دامی IVC گفته می‌شود که باید از قبل، از وزارت بهداشت و یا دامپزشکی دریافت کرده باشید تا در لیست شناسه کالا به شما نمایش داده شود.
تهیه تعهدات مورد نیاز
به منظور ورود برخی از کالاها با توجه به نوع کالا یا شرایط واردات کالا بر حسب داشتن سابقه واردات مربوط به کد تعرفه کالاها، نیاز به آپلود تعهدات محضری است که متن تعهد را می‌توانید از سامانه جامع تجارت دریافت کنید.
ادامه مراحل ایجاد ثبت سفارش
برای انجام عملیات ثبت سفارش پس از ورود به سامانه و انتخاب پایه بازرگان از منوی سمت راست، وارد قسمت عملیات تجارت خارجی شده و گزینه مدیریت پرونده را انتخاب کنید. سپس بر روی پرونده جدید کلیک کنید. در این قسمت تب‌های مختلفی را مشاهده می‌کنید که در هر کدام از تب‌ها اطلاعات دستبه بندی شده‌ای را وارد می‌کنید.
مراحل ایجاد ثبت سفارش به شرح زیر هستند:
اطلاعات اصلی
در این قسمت فیلدهایی که مربوط به پروفرم و فروشنده خارجی است نظیر شماره پیش فاکتور، تاریخ صدور پیش فاکتور، شناسه فروشنده خارجی و… برای تکمیل به شما نمایش داده می‌شود.
نکته: در این قسمت گزینه حالت ثبت سفارش را باید از بین گزینه‌های نمایش داده شده انتخاب کنید و این نکته را مد نظر داشته باشید که حالت ثبت سفارش به هیچ عنوان قابل ویرایش نیست و اگر به اشتباه انتخاب شود ملزم به ابطال پرونده و ایجاد پرونده جدید خواهید بود.
گمرکی و حمل و نقل
در این قسمت اطلاعاتی نظیر نوع قرارداد (اینکوترمز)، روش حمل، مرز ورود، گمرک مقصد و… از شما خواسته می‌شود.
نکته: روش‌های حمل بر اساس نوع قرارداد انتخابی به شما نمایش داده می‌شود.
اگر کالا در دفعات مختلف ترخیص می‌شود، حتما تیک حمل به دفعات رو فعال کنید.
مالی و بانکی
در این بخش اطلاعاتی نظیر مبلغ پیش فاکتور، هزینه حمل، مبلغ تخفیف و… را وارد نمایید.
نکته: نوع عملیات ارزی و محل تامین ارز در این بخش بسیار حائز اهمیت و تعیین کننده است. نوع عملیات ارزی به دو گزینه بانکی و بدون انتقال ارز تفکیک شده که در حال حاضر بدون در نظر گرفتن استثنائات و بخش نامه‌های خاص، ملزم به انتخاب گزینه بانکی هستید.
در قسمت تامین ارز بنا به روش خرید ارز، همینطور نوع کالا (برای انتخاب تامین ارز از محل صادرات دیگران در حال حاضر باید تعرفه کالای شما در لیست صادر شده از سوی دفتر مقررات صادرات و واردات باشد.) اغلب کالاها با تامین ارز از سیستم بانکی (خرید ارز از سامانه نیما) ترخیص می‌شوند.
کالاهای پرونده
در این قسمت اطلاعات مربوط به کالای وارداتی نظیر شماره تعرفه، وضعیت نمایندگی، نام کالا و… تکمیل می‌گردد.
نکته: الزام تعیین وضعیت نمایندگی، نوع مصرف و اخذ و انتخاب شناسه کالا با وارد کردن شماره تعرفه مشخص می‌شود و در صورت نیاز به اخذ شناسه بر حسب شناسه انتخابی برخی از اطلاعات کالا به طور خودکار تکمیل می‌شود.
مستندات پرونده
در این بخش می‌توانید مستندات مربوط به پرونده خود را جهت رویت و بررسی کارشناس مربوطه آپلود کنید که عموما آپلود پروفرما الزامی است.
پس از طی همه این مراحل و ثبت آن، پرونده شما در وضعیت جدید قرار گرفته و می‌توانید شماره پرونده 9 رقمی خود را مشاهده کنید. پس از استعلام اطلاعات پرونده توسط دفتر مقررات صادرات و واردات (استعلام ضوابط) پرونده به منظور درخواست مجوز آماده و سازمان‌های مجوز دهنده برای شما نمایش داده می‌شوند.
شما قادر به افزودن مستندات برای هر سازمان خواهید بود و پس از ارسال درخواست مجوز، پرونده شما در کارتابل کارشناسان مربوطه و در وضعیت منتظر مجوزها قرار می‌گیرد.
اگر مجوز از سمت سازمان مجوز دهنده رد شود، وضعیت پرونده به رد درخواست مجوز تغییر می‌یابد و در قسمت توضیحات می‌توان علت رد درخواست را مشاهده و اقدام به رفع نقص نمود.
در صورت تایید درخواست از سمت کارشناسان، وضعیت پرونده به آماده ثبت سفارش تغییر می‌یابد و با انتخاب شعبه بانک عامل (برای ثبت سفارشات بانکی) پرونده به حالت آماده پرداخت کارمزد تغییر یافته و با پرداخت کارمزد، ثبت سفارش شما نهایی می‌گردد.
پس از پرداخت کارمزد وضعیت پرونده به ثبت سفارش تبدیل شده و کد 8 رقمی ثبت سفارش قابل مشاهده است. در نظر داشته باشید که پس از اخذ ثبت سفارش امکان ویرایش، ابطال و تمدید ثبت سفارش نیز برای پرونده وجود دارد.
نتیجه گیری
در این مقاله آموزش کلیه مراحل اخذ ثبت سفارش کالا را ارائه نمودیم. شرکت بازرگانی GTG آماده ارائه انواع خدمات بازرگانی و انجام امور ثبت سفارش است. جهت ثبت سفارش و واردات کالای خود با کارشناسان ما تماس بگیرید.
نویسنده: حمید قاسمی
ثبت سفارش کالا از مراحل واردات کالا است. واردات کالا به کشور از قوانین خاصی برخوردار است که تمامی بازرگانان باید از آن پیروی کنند. اشخاص حقیقی و حقوقی به جهت واردات کالاها و مواد اولیه از سایر کشورها، باید ابتدا ثبت سفارش کالا یا همان مجوز ورود کالا را داشته باشند. مجوز ثبت سفارش با یک کد 8 رقمی یکتا دریافت می‌گردد که بنا به نوع کالا و تعرفه مربوط به آن از سوی سازمان‌های مجوز دهنده (از جمله سازمان صنعت – معدن و تجارت، سازمان غذا و دارو، سازمان انرژی اتمی، سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیوئی، وزارت جهاد کشاورزی، وزارت دفاع و تجهیزات پزشکی و برخی دیگر سازمان‌های مربوطه) بررسی، تایید و در نهایت اخذ می‌گردد. در این مقاله به آموزش اخذ ثبت سفارش و مراحل مختلف ثبت سفارش کالا می‌پردازیم. جهت یادگیری ثبت سفارش با ما همراه باشید.
مراحل ثبت سفارش
اخذ ثبت سفارش شامل چند مرحله اساسی و مهم است که در ادامه مقاله هر کدام از این موارد را بررسی می‌کنیم.
مراحل پیش نیاز ثبت سفارش
در ثبت سفارش پیش نیازهایی وجود دارد که بررسی و انجام آن‌ها اولویت بالایی دارند. پیش نیازهای ثبت سفارش عبارت هستند از:
اخذ پروفرما از فروشنده خارجی
پروفرما حاوی اطلاعات کامل فروشنده (نام، شماره تماس، آدرس، شماره حساب بانکی و…)، اطلاعات کامل در زمینه محل بارگیری کالا، محل تحویل، ترم حمل، اطلاعات کالا (شرح کالا، کد تعرفه، ارزش، وزن خالص، وزن ناخالص، کرایه حمل و…) و همچنین اطلاعات مربوط به نحوه پرداخت هزینه به فروشنده است که باید از لحاظ تعیین تعرفه دقیق، مناسب بودن ارزش کالا و بسیاری موارد دیگر مورد ارزیابی قرار گیرد.
کارشناسان شرکت بازرگانی GTG علاوه بر بررسی کلیه موارد، پروفرمای مورد نیاز را با جستجو و مذاکره با فروشنگان خارجی، برای شما اخذ خواهند کرد.
ثبت نام در سامانه جامع تجارت
کلیه بازرگانان با داشتن کارت بازرگانی معتبر و یا افراد با شرایط خاص و با اخذ مجوز موردی از سوی وزارت صمت، باید در سامانه جامع تجارت ثبت نام و نام کاربری و رمز عبور سامانه را دریافت کنند.
پس از ورود به سامانه از منوی بارگذاری صلاحیت‌ها و در تب (Tab) کارت بازرگانی، با کلیک بر روی استعلام اطلاعات، نقش بازرگان به لیست نقش‌ها اضافه شده و سامانه برای انجام ثبت سفارشات آماده می‌گردد.
اخذ توکن (گواهی امضا الکترونیکی)
به منظور ایجاد پرونده جدید در سامانه جامع تجارت نیاز به متصل بودن توکن (گواهی امضا الکترونیکی) اخذ شده به سیستم است. اخذ توکن شامل 4 گام است که مراحل آن به شرح زیر است:
گام اول
ابتدا باید در سایت www.gica.ir و در قسمت پیوندهاي مرتبط، وارد پورتال صدور گواهی مرکز میانی عام شده و بر روي ثبت نام متقاضیان گواهی الکترونیکی کلیک کرده و با مشخصات حساب کاربري ثبت شده در سامانه جامع تجارت که معمولا «شخص مدیر عامل» و یا نماینده وي است، اقدام به ثبت نام نمایید.
گام دوم
پس از ورود به سامانه گزینه ثبت درخواست گواهی الکترونیکی را انتخاب کنید. نوع گواهی متقاضی مستقل با اعتبار دو ساله است. در صورتی که براي اخذ توکن، وکیل شما به دفتر ثبت نام مراجعه می‌‌نماید، باید بخش اطلاعات نماینده را نیز تکمیل نمایید، در غیر این صورت نیازي به تکمیل این بخش نیست.
گام سوم
با انتخاب گزینه پرداخت وارد صفحه بانکی شده و پرداخت خود را انجام دهید.
گام چهارم
پس از پرداخت با همراه داشتن کد رهگیری، با کلیه اسناد شرکتی، مدارک هویتی و کارت بازرگانی به نزدیک‌ترین دفتر ثبت نام مراجعه کرده و اقدام به دریافت توکن خود نمایید.
ثبت فروشنده خارجی
با ورود به سامانه جامع تجارت از بخش مدیریت فروشندگان خارجی و ثبت اطلاعاتی نظیر نام کامل فروشنده خارجی، آدرس، شماره ثبت شرکت و… را تکمیل کنید. پس از حدودا 24-48 ساعت از سامانه فیدا (مرکز صدور شناسه فروشندگان خارجی) موفق به اخذ شناسه فروشنده خارجی می‌شوید.
توجه داشته باشید که این سامانه کلیه فروشندگان خارجی که توسط شما یا سایر افراد و شرکت‌ها ثبت شده باشند، مورد جست‌وجو قرار می‌دهد.
اخذ شناسه کالا
برخی از کالاها مثل کالاهای بهداشتی، دامی، دخانیات، پوشاک، قطعات صنعتی و… برای واردات حتما باید شناسه کالا داشته باشند. اگر شناسه کالا با مشخصات دقیق کالای شما در لیست نمایش داده شده قابل مشاهده باشد، می‌توانید از آیتم‌های نمایش داده شده انتخاب کنید. در غیر این صورت ملزم به ثبت شناسه کالا در سامانه هستید که از قسمت عملیات شناسه کالا و ثبت کالای جدید مقدور به انجام این فعالیت هستید.
توجه داشته باشید که به شناسه کالاهای بهداشتی IRC و به شناسه داروهای دامی IVC گفته می‌شود که باید از قبل، از وزارت بهداشت و یا دامپزشکی دریافت کرده باشید تا در لیست شناسه کالا به شما نمایش داده شود.
تهیه تعهدات مورد نیاز
به منظور ورود برخی از کالاها با توجه به نوع کالا یا شرایط واردات کالا بر حسب داشتن سابقه واردات مربوط به کد تعرفه کالاها، نیاز به آپلود تعهدات محضری است که متن تعهد را می‌توانید از سامانه جامع تجارت دریافت کنید.
ادامه مراحل ایجاد ثبت سفارش
برای انجام عملیات ثبت سفارش پس از ورود به سامانه و انتخاب پایه بازرگان از منوی سمت راست، وارد قسمت عملیات تجارت خارجی شده و گزینه مدیریت پرونده را انتخاب کنید. سپس بر روی پرونده جدید کلیک کنید. در این قسمت تب‌های مختلفی را مشاهده می‌کنید که در هر کدام از تب‌ها اطلاعات دستبه بندی شده‌ای را وارد می‌کنید.
مراحل ایجاد ثبت سفارش به شرح زیر هستند:
اطلاعات اصلی
در این قسمت فیلدهایی که مربوط به پروفرم و فروشنده خارجی است نظیر شماره پیش فاکتور، تاریخ صدور پیش فاکتور، شناسه فروشنده خارجی و… برای تکمیل به شما نمایش داده می‌شود.
نکته: در این قسمت گزینه حالت ثبت سفارش را باید از بین گزینه‌های نمایش داده شده انتخاب کنید و این نکته را مد نظر داشته باشید که حالت ثبت سفارش به هیچ عنوان قابل ویرایش نیست و اگر به اشتباه انتخاب شود ملزم به ابطال پرونده و ایجاد پرونده جدید خواهید بود.
گمرکی و حمل و نقل
در این قسمت اطلاعاتی نظیر نوع قرارداد (اینکوترمز)، روش حمل، مرز ورود، گمرک مقصد و… از شما خواسته می‌شود.
نکته: روش‌های حمل بر اساس نوع قرارداد انتخابی به شما نمایش داده می‌شود.
اگر کالا در دفعات مختلف ترخیص می‌شود، حتما تیک حمل به دفعات رو فعال کنید.
مالی و بانکی
در این بخش اطلاعاتی نظیر مبلغ پیش فاکتور، هزینه حمل، مبلغ تخفیف و… را وارد نمایید.
نکته: نوع عملیات ارزی و محل تامین ارز در این بخش بسیار حائز اهمیت و تعیین کننده است. نوع عملیات ارزی به دو گزینه بانکی و بدون انتقال ارز تفکیک شده که در حال حاضر بدون در نظر گرفتن استثنائات و بخش نامه‌های خاص، ملزم به انتخاب گزینه بانکی هستید.
در قسمت تامین ارز بنا به روش خرید ارز، همینطور نوع کالا (برای انتخاب تامین ارز از محل صادرات دیگران در حال حاضر باید تعرفه کالای شما در لیست صادر شده از سوی دفتر مقررات صادرات و واردات باشد.) اغلب کالاها با تامین ارز از سیستم بانکی (خرید ارز از سامانه نیما) ترخیص می‌شوند.
کالاهای پرونده
در این قسمت اطلاعات مربوط به کالای وارداتی نظیر شماره تعرفه، وضعیت نمایندگی، نام کالا و… تکمیل می‌گردد.
نکته: الزام تعیین وضعیت نمایندگی، نوع مصرف و اخذ و انتخاب شناسه کالا با وارد کردن شماره تعرفه مشخص می‌شود و در صورت نیاز به اخذ شناسه بر حسب شناسه انتخابی برخی از اطلاعات کالا به طور خودکار تکمیل می‌شود.
مستندات پرونده
در این بخش می‌توانید مستندات مربوط به پرونده خود را جهت رویت و بررسی کارشناس مربوطه آپلود کنید که عموما آپلود پروفرما الزامی است.
پس از طی همه این مراحل و ثبت آن، پرونده شما در وضعیت جدید قرار گرفته و می‌توانید شماره پرونده 9 رقمی خود را مشاهده کنید. پس از استعلام اطلاعات پرونده توسط دفتر مقررات صادرات و واردات (استعلام ضوابط) پرونده به منظور درخواست مجوز آماده و سازمان‌های مجوز دهنده برای شما نمایش داده می‌شوند.
شما قادر به افزودن مستندات برای هر سازمان خواهید بود و پس از ارسال درخواست مجوز، پرونده شما در کارتابل کارشناسان مربوطه و در وضعیت منتظر مجوزها قرار می‌گیرد.
اگر مجوز از سمت سازمان مجوز دهنده رد شود، وضعیت پرونده به رد درخواست مجوز تغییر می‌یابد و در قسمت توضیحات می‌توان علت رد درخواست را مشاهده و اقدام به رفع نقص نمود.
در صورت تایید درخواست از سمت کارشناسان، وضعیت پرونده به آماده ثبت سفارش تغییر می‌یابد و با انتخاب شعبه بانک عامل (برای ثبت سفارشات بانکی) پرونده به حالت آماده پرداخت کارمزد تغییر یافته و با پرداخت کارمزد، ثبت سفارش شما نهایی می‌گردد.
پس از پرداخت کارمزد وضعیت پرونده به ثبت سفارش تبدیل شده و کد 8 رقمی ثبت سفارش قابل مشاهده است. در نظر داشته باشید که پس از اخذ ثبت سفارش امکان ویرایش، ابطال و تمدید ثبت سفارش نیز برای پرونده وجود دارد.
نتیجه گیری
در این مقاله آموزش کلیه مراحل اخذ ثبت سفارش کالا را ارائه نمودیم. شرکت بازرگانی GTG آماده ارائه انواع خدمات بازرگانی و انجام امور ثبت سفارش است. جهت ثبت سفارش و واردات کالای خود با کارشناسان ما تماس بگیرید.
نویسنده: حمید قاسمی
ممنون از اطلاعات ارزنده شما
تشکر از توجه شما